Estamos buscando uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para integrar nossa equipe. Esta posição é crucial para garantir o funcionamento eficiente e a organização do escritório, além de oferecer suporte direto a Arlindo Muniz em diversas atividades administrativas e pessoais. O candidato ideal será responsável por uma variedade de tarefas, incluindo:
Responsabilidades Principais:
Organização e Manutenção: Responsável pela organização e manutenção das áreas de recepção, sala de reuniões e banheiro social.
Gestão de Limpeza: Delegação e acompanhamento das atividades de limpeza, assegurando o correto armazenamento e uso de produtos.
Atendimento ao Cliente: Recepcionar e atender clientes, fornecedores e terceiros, esclarecendo dúvidas e oferecendo suporte necessário.
Gestão de Compromissos e Finanças:
Gestão de Compromissos: Gerenciar compromissos pessoais e da organização, informando Arlindo Muniz com antecedência mínima de 24 horas.
Contas a Pagar e Receber: Recolher e gerir recebimento de contas, repassando planilha de pagamentos semanalmente.
Administração de Documentos e Processos:
Gestão de Documentos: Controlar fichas de atendimento, lista de documentos e cadastro de clientes no software FAZ. Cobrar documentos necessários via e-mails e WhatsApp, atualizando informações no sistema FAZ.
Suporte Operacional e Administrativo:
Procedimentos Operacionais: Abrir e cadastrar novos processos conforme procedimentos padrão.
Preenchimento de Contratos: Elaborar contratos de honorários, prestação de serviços, procurações, entre outros.
Organização e Comunicação:
Organização de Audiências: Coordenar e comunicar todas as partes envolvidas em audiências, além de retirar custas e enviar documentos aos clientes.
Outras Responsabilidades:
Compras e Orçamentos: Gerenciar relação de compra e orçamento de materiais necessários.
Arquivo e Documentação: Arquivar documentação, contas e pastas de clientes em arquivos ativos e mortos.
Número de vagas: 1
Tipo de contrato e Jornada: Efetivo – CLT - Período Integral
Área Profissional: Operacional em Administração - Secretariado
Exigências
Escolaridade Mínima: Curso Técnico
Valorizado
Experiência desejada: Entre 1 e 3 anos
Aplicações de Escritório: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Outlook
Habilidades
Boa comunicação
Discrição e Cofidencialidade
Próatividade
Business Inteligence
Organização
Benefícios
Ajuda de custo
Vale-transporte
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